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安徽好瑞传媒:年会策划费用预算
2015-12-29

  年会活动(dong)策(ce)划有很多不同的类型,有的是答谢客户的,有的是员工总结大会,所以在计划之前需要明确职责任务,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标.因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划.制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标.年会策划活动的预算规划:制定可行预算规划然后按照规划去安排工作;确定各项工作的时间安排.

  通常而言,好(hao)瑞传媒认为年(nian)会策划活动的预算(suan)包括以(yi)下几个方(fang)面:

  1、交通费用(yong)

  (1)会(hui)议期间交通(tong)(tong)(tong)(tong)费用--主要是会(hui)务(wu)地交通(tong)(tong)(tong)(tong)费用,包括(kuo)住宿(su)地至会(hui)所(suo)的(de)(de)(de)交通(tong)(tong)(tong)(tong)、会(hui)所(suo)到(dao)餐饮地点的(de)(de)(de)交通(tong)(tong)(tong)(tong)、会(hui)所(suo)到(dao)商务(wu)交际(ji)场地的(de)(de)(de)交通(tong)(tong)(tong)(tong)、商务(wu)考察(cha)交通(tong)(tong)(tong)(tong)以及其他与会(hui)人(ren)员可能使用的(de)(de)(de)预定交通(tong)(tong)(tong)(tong).

  (2)欢送交通及返(fan)程交通--包(bao)括航班、铁路(lu)、公路(lu)、客轮及住宿(su)地至机(ji)场、车站(zhan)、港口(kou)交通费(fei)用(yong).

  2、会议室(shi)/厅(ting)费(fei)用

  (1)会议场地租金--通(tong)常而言,场地的租赁已经(jing)包(bao)含某些常用(yong)设(she)施.

  (2)会(hui)场布置费(fei)(fei)用--如(ru)果不是特殊要求(qiu),通常而言此部(bu)分费(fei)(fei)用包含在会(hui)场租(zu)赁(lin)费(fei)(fei)用中.

  (3)会议(yi)设(she)(she)施租(zu)赁(lin)(lin)费用(yong)(yong)--此(ci)部分费用(yong)(yong)主要(yao)是(shi)租(zu)赁(lin)(lin)一(yi)些特殊设(she)(she)备(bei)(bei)(bei),如投(tou)影仪、笔记本电脑(nao)、移(yi)动式同声(sheng)翻译(yi)系统、会场(chang)展示系统、多媒体系统、摄录设(she)(she)备(bei)(bei)(bei)等,租(zu)赁(lin)(lin)时通常需要(yao)支付一(yi)定(ding)的使用(yong)(yong)保证金,租(zu)赁(lin)(lin)费用(yong)(yong)中(zhong)包括设(she)(she)备(bei)(bei)(bei)的技术支持与维护费用(yong)(yong).

  (4)其(qi)他支(zhi)持(chi)费用(yong)--这(zhei)些支(zhi)持(chi)通(tong)常包(bao)括广告及印(yin)刷(shua)、礼(li)仪、秘书服务(wu)、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系(xi)等(deng).

  3、餐饮费用

  会(hui)议(yi)(yi)的餐饮费用可(ke)以(yi)很简单,也可(ke)以(yi)很复杂,这取(qu)决于会(hui)议(yi)(yi)议(yi)(yi)程需要及(ji)会(hui)议(yi)(yi)目的.

  (1)中餐及(ji)午餐

  中餐(can)及午餐(can)基本(ben)属(shu)于正餐(can),可以采取人数预(yu)算--自助餐(can)形式(shi),按桌预(yu)算--围桌式(shi)形式(shi).如(ru)果主办方(fang)希(xi)望酒水消费(fei)自行采购而非(fei)由餐(can)馆提供,餐(can)馆可能(neng)会收取一定数量的服务费(fei)用.

  (2)会场茶歇

  此项(xiang)费用基本上是按人数预(yu)算(suan)(suan)的(de)(de),预(yu)算(suan)(suan)时可(ke)提出不(bu)同(tong)时段茶(cha)歇的(de)(de)食物、饮料组合.承办(ban)者(zhe)告(gao)知的(de)(de)茶(cha)歇价格通常(chang)包含(han)服(fu)(fu)务(wu)人员费用,如果主办(ban)方(fang)需要(yao)非程序服(fu)(fu)务(wu),可(ke)能需要(yao)而外的(de)(de)预(yu)算(suan)(suan).通常(chang)情况下,茶(cha)歇的(de)(de)种(zhong)类可(ke)分(fen)为(wei)(wei)西式与中式两种(zhong)--西式基本上以(yi)咖(ka)啡(fei)、红(hong)茶(cha)、西式点心(xin)、水(shui)(shui)果等为(wei)(wei)主,中式则以(yi)开水(shui)(shui)、绿(lv)茶(cha)或者(zhe)花茶(cha)、果茶(cha)、水(shui)(shui)果、咖(ka)啡(fei)、水(shui)(shui)果及点心(xin)为(wei)(wei)主.

  (3)联谊(yi)酒会/舞会

  事实上(shang),联(lian)谊酒(jiu)会(hui)(hui)/舞(wu)会(hui)(hui)的(de)预(yu)(yu)算(suan)(suan)可能(neng)比(bi)单独(du)的(de)宴(yan)会(hui)(hui)复杂,宴(yan)会(hui)(hui)只要设(she)(she)定好餐(can)标与规(gui)模,预(yu)(yu)算(suan)(suan)很容易计(ji)算(suan)(suan).但酒(jiu)会(hui)(hui)/舞(wu)会(hui)(hui)的(de)预(yu)(yu)算(suan)(suan)设(she)(she)计(ji)到场(chang)地与节目支持,其预(yu)(yu)算(suan)(suan)可能(neng)需要比(bi)较长的(de)时间确认(ren).

  (4)酒水及服务费(fei)

  通常,如(ru)果在(zai)(zai)高星级酒(jiu)店(dian)餐厅就餐,餐厅是谢(xie)绝主(zhu)办方自(zi)行外带酒(jiu)水(shui)(shui)消费(fei)的(de),如(ru)果可以(yi)外带酒(jiu)水(shui)(shui)消费(fei),餐厅通常需要加收服务费(fei).在(zai)(zai)高星级酒(jiu)店(dian)举(ju)办会议宴会,通常在(zai)(zai)基本消费(fei)水(shui)(shui)准(zhun)的(de)基础(chu)上加收15%左右(you)的(de)服务费(fei).

  (5)其他--点心、水果(guo)及(ji)调制色酒

  4、视听设备

  除非在室外进(jin)行(xing),否则视听设备的费用(yong)通(tong)常可以(yi)忽略.如果(guo)为了公共关系效果(guo)而不(bu)得不(bu)在室外进(jin)行(xing),视听设备的预算(suan)就比较复杂,包括:

  设备(bei)本身(shen)的租赁费用(yong),通(tong)常按(an)天计算.

  设备的(de)运(yun)输、安(an)装调(diao)试及控制技术(shu)人员支持费用(yong),可让会展服务商代理(li).

  音源--主(zhu)要是背景音乐及娱乐音乐选择(ze),主(zhu)办者可自带,也(ye)可委(wei)托代理(li).

  5、演员及节目

  通常(chang)可(ke)以选定(ding)节目后按(an)场(chang)(chang)次计算--预(yu)算金额通常(chang)与节目表演难度及参与人数(shu)正相关.在适宜地(di)点如果有固(gu)定(ding)的演出,那(nei)预(yu)算就很(hen)简单,与观(guan)看表演的人数(shu)正相关--专场(chang)(chang)或包场(chang)(chang)除外(wai).

  6、杂费(fei)

  杂(za)费(fei)是指会(hui)展过程中(zhong)一些临时(shi)(shi)性安排产生的费(fei)用(yong),包(bao)括打印、临时(shi)(shi)运输及装(zhuang)卸(xie)、纪念品、模特与礼(li)仪服务(wu)、年会(hui)策(ce)划、临时(shi)(shi)道具、传真及其他(ta)通讯、快(kuai)递服务(wu)、临时(shi)(shi)保健、翻(fan)译与向(xiang)导、临时(shi)(shi)商务(wu)用(yong)车、汇兑等等.杂(za)费(fei)的预(yu)算很难计划,通常(chang)可以在会(hui)务(wu)费(fei)用(yong)预(yu)算中(zhong)增列不可预(yu)见(jian)费(fei)用(yong)作为机动处(chu)理.

 
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